一、学院档案由档案室集中统一管理，库房的日常管理工作由专人负责。

　　二、档案库房管理应坚持“以防为主，防治结合”的方针和“坚固实用，安全防范，科学管理，利用方便”的原则，切实做好库房的防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光和防霉等安全防护措施，确保档案的安全保管。
　　三、档案库房应配备温、湿度控制和调节设备，其温度应控制在18℃-24℃，相对湿度应控制在45%-60%，并定期做好温湿度的记录。
　　四、每年定期对库藏档案进行一次检查，清点档案数量，填写检查记录，确保档案的完整与安全。对于不同载体形式的档案（包括纸张、照片、录音带、录像带）经常进行检查，发现异常情况及时向学院领导、上级业务部门反映，及时作出处理。

　　五、对入库档案的质量、卫生情况进行严格检查，凡不符合案卷质量要求、有霉变等情况的，一律不得入库。

　　六、严格档案的入库、移出、借出、销毁、查阅等制度，建立健全进出库登记手续，并做好登记手续。非档案工作人员不得进入档案库房，有特殊情况入库时，须由库房工作人员陪同。

　　七、档案工作人员调动工作时，必须将所保管的档案进行清点、造册、办理移交手续。

　　八、库房内禁止吸烟，不得堆放杂物或与档案无关的物品。
　　九、搞好库房卫生，经常打扫、消毒、通风，保持室内整洁，档案管理人员应保持库房的清洁卫生，离开库房要及时关门上锁，每日下班前要进行安全检查、切断电源、关好门窗。

　　十、在档案库房入口处统一设置档案存放位置索引（平面示意图），档案橱柜应有统一的反映存放档案内容的标牌。